QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ SỰ KIỆN HIỆU QUẢ
Trước hội nghị- Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị
- Lựa chọn ngày, tháng
- Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự
- Chọn địa điểm
- Thông báo cho các thành viên, khách mời
- Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn
- Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho phù hợp
- Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ,...)
- Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).
- Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng (nếu cần)
- Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)
- Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,...cho các thành viên (nếu từ xa tới).
- Tính toán, dự trù kinh phí.
Trong hội nghị - Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn
- Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách
- Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa
- Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu
- Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn
- Cần bố trí một thành viên bám sát công việc cũa các phóng viên (nếu có)
- Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.
Sau hội nghị- Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời
- Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị
- Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan
- Theo dõi thực hiện các quyết định
- Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị sau, họp rút kinh nghiệm tổ chức cuộc hội nghị
- Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận )
Nguồn : Sưu tầm
Công ty Phúc Thành Nhân là đơn vị uy tín chuyên cho thuê các thiết bị hội nghị sự kiện:
- Cho thuê âm thanh ánh sáng
- Cho thuê màn hình LED, sân khấu...
Thông tin liên hệ cho thuê thiết bị sự kiện, tổ chức hội thảo vui lòng liên hệ:
Phuc Thanh Nhan Events & Media
Email: Hieuvo@phucthanhnhan.vn
Mobile/Zalo: 0906462906 – 0903154299
Website: www.phucthanhnhan.com – www.phucthanhnhan.vn
Follow Us: https://www.facebook.com/
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét